تقویت «ارتباطات انسانیِ» درون و برون سازمانی؛ گام نخست روابط‏ عمومی یکپارچه

یک سازمان، مجموعه‏ ای از ارکان و بخش ‏هایی متفاوت را در بر می‏گیرد و از همین‏ رو، فلسفه وجودی هر سازمانی به ارتباط میان این ارکان بستگی دارد. بر این اساس، به‏ منظور ایجاد هماهنگی بین عناصر ساختاری و انسانی سازمان در قالب مجموعه‏ ای کارآمد، تحقق ارتباطات مؤثر، امری ضروری است. به‏ عبارتی دیگر می‏توان از «ارتباطات»، به‏ عنوان نقطه آغازین تمامی وظایف مدیریتی یاد کرد.

علم مدیریت و امر سازمان‏دهی در گرو برقراری ارتباط مؤثر است؛ چرا که در این ‏صورت، کارکنان از چشم‏انداز و اهداف سازمانی و نقش خود در دست‏یابی به این اهداف آگاه خواهند شد. ارتباطات، به‏ عنوان اساس و بنیان فعالیت مدیران، نه‏ تنها سازمان‏دهی، برنامه‏ ریزی و هماهنگی را میسر می‏سازد بلکه بستری فراهم می‏ آورد تا سازمان ضمن ارتباط با محیط خارج، در قالب نظامی باز و فراگیر فعالیت نماید. بنابراین می‏ توان گفت، مدیرانی که عملکرد خود را در چارچوب مفاهیم ارتباطات سازمانی شکل می‏ بخشند، به‏ مراتب از نتایج موفقیّت‏ آمیزتری برخوردار خواهند بود. در واقع حفظ یکپارچگی سازمان، اعمال مدیریت کارآمد و در نهایت برآوردن خواسته‏ ها و مطالبات مخاطبان، مستلزم ایجاد ارتباطی کارآمد و مؤثر در تمامی سطوح سازمانی است.

در این میان، «روابط‏عمومی»، بخشی از فعالیت‏های مدیریتی است که وظیفه دیده‏ بانی و شناخت گروه مخاطبان، به‏ منظور برقراری ارتباطی دو سویه و هم‏چنین تفاهم بین آنان و سازمان را عهده‏دار است.

مخاطبان یک سازمان ممکن است طیفی به گستردگی دولت، سهامداران، مشتریان و رسانه‏ ها را دربر گیرند. از سوی دیگر فعالان و متخصصان عرصه روابط‏ عمومی با پشتیبانی کانال‏ های ارتباطی شفاف بین مدیریت و کارکنان مجموعه، زمینه ایجاد همگرایی، همبستگی و «یکپارچگی» درون‏سازمانی را میسر می‏سازند. روابط‏ عمومی در واقع بازوی ارتباطی مدیریت سازمان به ‏شمار می‏ رود که وظیفه اصلی آن مدیریت ارتباطات سازمانی است. در صورتی‏ که ارتباطات سازمان در عرصه‏ های گوناگون به‏ نحوی مطلوب برقرار گردد، بدون‏تردید بسیاری از مشکلات و موانع پیش رو مرتفع خواهد شد.

در این نوشتار، سعی می‏گردد به برخی از راه‏کارهای مؤثر در نهادینه ساختن یکپارچگی سازمانی اشاره شود که روابط‏عمومی می‏تواند نقش به ‏سزایی در پیاده‏ سازی موفق آن داشته باشد.

نخست؛ طراحی یک برنامه روابط‏ عمومی کارآمد و مؤثر جهت نفوذ بر مخاطبان سازمان است؛ چرا که هیچ ‏یک از بخش‏ های سازمانی به اندازه روابط‏ عمومی قادر نخواهند بود در تثبیت جایگاه، بهبود وجهه و افزایش اعتبار سازمان نزد مشتریان، صاحب‏نظران، رسانه‏ ها و در یک کلام افکار عمومی مؤثر باشد.

از سوی دیگر روابط‏عمومی یک نماینده رسمی سازمانی در خارج از مجموعه به‏ شمار می‏رود. متخصصان روابط‏ عمومی با بهره‏گیری از مهارت‏ های ارتباطی، روانشناسی و حتی تبلیغاتی، می ‏توانند پشتوانه مطلوبی در رابطه با معرفی فعالیت سازمان ذی‏ربط باشند؛ ولی بدیهی است که این امر مستلزم برخورداری از ارتباطات داخلی مؤثر خواهد بود.

علاوه بر این، روابط‏ عمومی کارآمد، گنجینه‏ای از گردآوری و پرورش ایده‏ ها و ابتکارها است. شناخت عرصه‏ های جدید، تعامل با مجموعه‏ ها، افراد و افکار بدیع و متعاقباً تغییر، بومی‏ سازی و به‏کارگیری افکار وایده‏ های نو و نیز در تعامل متقابل؛ معرفی و تسرّی توان‏مندی و دستارودهای مجموعه و سازمانِ خود، از جمله اقداماتی است که روابط‏عمومی در راستای یکپارچگی درون و برون سازمانی قادر به انجام آن است.

به‏ یقین پیاده‏ سازی و نهادینه ساختن نظام مدیریت یکپارچه روابط‏ عمومی، در برآوردن مطالبات مخاطبان و ارتقای اثربخشی نظام مدیریت ارتباطی به‏ منظور افزایش رضایت مخاطبان امری ضروری است که بدون‏تردید دست‏یابی به این مهم، فراتر از به‏ کارگیری فنون تبلیغاتی و یا بهره‏ گیری از تکنیک‏ ها و ارتباطات رسانه‏ ای است و در وهله نخست، با تقویت ارتباطات انسانی در سطوح درون و برون سازمانی میسر و مقدور خواهد بود.

دکتر محمود ترابیان

مدیر امور روابط‏ عمومی و اطلاع‏ رسانی بانک آینده